Bez względu na to, czy już prowadzisz własną szkołę językową, czy dopiero planujesz jej otwarcie – jednym z wyzwań, z którymi się zmierzysz, będzie właściwe zbalansowanie kosztów funkcjonowania firmy z jej przychodami. Ostatecznie od tego właśnie zależy ekonomiczny wynik działalności. Zastanówmy się, jakiego rodzaju koszty ponoszone są w związku z prowadzeniem tego typu przedsięwzięcia oraz co można zrobić, aby utrzymać je na odpowiednim poziomie, zapewniającym rentowność Twojej szkole językowej.
Bez względu na to, czy już prowadzisz własną szkołę językową, czy dopiero planujesz jej otwarcie – jednym z wyzwań, z którymi się zmierzysz, będzie właściwe zbalansowanie kosztów funkcjonowania firmy z jej przychodami. Ostatecznie od tego właśnie zależy ekonomiczny wynik działalności. Zastanówmy się, jakiego rodzaju koszty ponoszone są w związku z prowadzeniem tego typu przedsięwzięcia oraz co można zrobić, aby utrzymać je na odpowiednim poziomie, zapewniającym rentowność Twojej szkole językowej.
Koszty działalności szkoły językowej
Pojęcie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej często kojarzy się z dużymi koncernami oraz obsługującą je armią księgowych i analityków, badających nieustannie całokształt funkcjonowania przedsiębiorstwa. Nie wszyscy zdają sobie jednak sprawę, że mniejszych firmach działania zmierzające do obniżania kosztów w relacji do przychodów jest równie, jeśli nie bardziej istotne. Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą trudno bowiem dysponować odpowiednio dużym zapasem wolnej gotówki oraz wsparciem licznego grona specjalistów na bieżąco monitorujących sytuację finansową firmy. A okazuje się, że nawet niewielkie oszczędności na poszczególnych kategoriach kosztowych mogą sumować się do naprawdę niemałych kwot. Przyjrzyjmy się zatem kolejnym istotnym elementom w budżecie szkoły językowej i sprawdźmy, w jaki sposób można spróbować obniżyć ich koszt w sposób racjonalny.
Wynagrodzenia
W każdej firmie zatrudniającej pracowników wynagrodzenia stanowią znaczącą część comiesięcznych rozchodów. Warto pamiętać, że na całkowity ich koszt składają się zarówno środki wypłacane bezpośrednio lektorom, jak i wszelkiego rodzaju składki odprowadzane przez pracodawcę z tego tytułu. Szczególnie w branżach usługowych wynagrodzenia mogą stanowić lwią część kosztów, a jednocześnie… niezwykle trudno bez ryzyka obniżenia jakości oszczędzać na pracownikach, którzy stanowią w dwójnasób najcenniejszy zasób firmy. Z tego właśnie powodu sugerujemy, by zdroworozsądkowo podchodzić do kwestii wynagrodzeń. Przy zbyt niskich stawkach trudno zatrzymać przy sobie doświadczonych i zaangażowanych pracowników. Wyższe wynagrodzenia niż te występujące na rynku lokalnym mogą z kolei generować nadmierne koszty, zmniejszając tym samym Twój zysk. Warto odpowiednio przemyśleć strategię wynagrodzeń, aby mogły one wzrastać adekwatnie do doświadczenia i liczebności grup danego lektora. Z kolei jeśli dopiero otwierasz własną szkołę, na początku warto rozważyć samodzielne uczenie uczniów, aby pozwolić sobie na zatrudnianie kolejnych osób dopiero w momencie, gdy osiągniesz większą stabilność.
Lokal
Prowadzenie kursów językowych wymaga odpowiedniego miejsca do tego celu. W zależności od skali Twojego przedsięwzięcia możesz wybierać spośród kilku możliwych rozwiązań. Warto przy tym zastanowić się, które z nich jest dla Ciebie najodpowiedniejsze na danym etapie rozwoju szkoły.
Własny lokal pod wieloma względami stanowi najkorzystniejsze rozwiązanie i marzenie wielu właścicieli szkół językowych. Niekoniecznie jednak od razu warto przeznaczać ogromne środki na zakup własnego lokalu, jego remont i dostosowanie. Czasami możliwe jest wynajęcie odpowiednio przygotowanej sali dydaktycznej, czy to w formie długoterminowego najmu, czy nawet na godziny. W ten sposób możesz ograniczyć nie tylko koszty związane z początkową inwestycją, ale również te obejmujące wydatki ponoszone na rzecz bieżącego utrzymania takich jak czynsz, media, ogrzewanie czy usługi firmy sprzątającej.
Jeśli dopiero zaczynasz, dobrym pomysłem będzie wynajmowanie salek lekcyjnych w zaprzyjaźnionej szkole podstawowej – możesz w ten sposób wiele zaoszczędzić. Dlatego staraj się zawsze dobrze szacować swoje zapotrzebowanie na przestrzeń do pracy i realny czas wykorzystania siedziby Twojej firmy, by na podstawie tych informacji oraz mając wiedzę o aktualnych kosztach wynajmu i zakupu lokalu, podejmować świadome decyzje w tym zakresie.
Media
Kolejną dużą pozycją w budżecie szkoły językowej stanowią często koszty wszelkiego rodzaju mediów. Łatwo przeoczyć miejsca, w których warto poszukać tu oszczędności:
- koszty energii, wody, gazu – jeśli posiadasz własną siedzibę, lub rozliczasz się według liczników wynajmując lokal, z pewnością wiesz, jak skutecznie duży rachunek lub okresowe rozliczenie z dopłatą może popsuć humor. A przecież nawet drobne zmiany, jak zastosowanie energooszczędnych żarówek, automatycznych włączników światła w przestrzeniach wspólnych, odłączanie od zasilania sprzętów, gdy nie są używane, zamiast przełączać je w tryb uśpienia czy zamontowanie perlatorów w kranach, mogą przy dzisiejszych cenach mediów generować niemałe oszczędności. Jednocześnie warto od czasu do czasu przyjrzeć się ofercie różnych dostawców – możliwe, że zmiana operatora pozwoli istotnie obniżyć Twoje comiesięczne zobowiązania.
- telefon i internet – trudno w dzisiejszych czasach funkcjonować bez tych podstawowych narzędzi komunikacji. Choć w ogólnym budżecie firmy koszt zapewnienia sobie łączności zwykle nie stanowi dużego udziału, to w skali roku nawet drobne oszczędności rosną do zauważalnych kwot, które możesz przeznaczyć na coś o wiele bardziej potrzebnego. Dlatego podpisując umowę z operatorem, warto przyjrzeć się także warunkom konkurencji, a często możliwe jest również negocjowanie ceny lub zakresu oferty.
Reklama i działania marketingowe
Popularne powiedzenie głosi, że reklama jest dźwignią handlu. Dobrze jednak wiedzieć, że prowadzenie działań marketingowych może pochłonąć każdą w zasadzie sumę przeznaczoną na ten cel. I o ile zadbanie o własną markę i rozpoznawalną pozycję na rynku jest bardzo ważne, to ten sam cel można niejednokrotnie osiągnąć sprytnie wykorzystując znacznie mniejsze zasoby, na przykład prowadząc firmowego bloga lub fanpage w mediach społecznościowych, które dziś dla wielu osób są głównym źródłem poszukiwania informacji. Koniecznie również regularnie monitoruj czy efekty prowadzonych działań przynoszą oczekiwany skutek i dostosowuj budżet przeznaczany na reklamę do bieżących potrzeb, szczególnie wtedy, gdy zlecasz te działania firmie zewnętrznej.
Czy można zaoszczędzić na podatkach i składkach?
W niektórych przypadkach istnieje możliwość osiągnięcia sporych oszczędności także w przypadku tego, co podobno nieuniknione – podatki. Zmiana formy prowadzenia firmy, wykorzystanie preferencji dotyczących oskładkowania związanych z zakładaniem pierwszego biznesu czy też funkcjonowanie w początkowym okresie w ramach jednego z inkubatorów przedsiębiorczości, może pozwolić zaoszczędzić niemałe środki, które później wykorzystasz na przykład na inwestycje w swoją placówkę. Aby mieć pewność, że wybrane rozwiązanie jest najkorzystniejsze w danej sytuacji, warto szukać wsparcia doświadczonego biura rachunkowego.
Jesteśmy ciekawi, jakie są Wasze pomysły na obniżanie kosztów prowadzenia szkoły językowej. Zachęcamy do podzielenia się sprawdzonymi sposobami!
