Organizacja półkolonii krok po kroku. Formalności

Organizacja półkolonii dla dzieci może się okazać całkiem sporym przedsięwzięciem. Trzeba spełnić wymagania formalne, zgłosić chęć prowadzenia półkolonii do kuratorium, uzyskać akceptację kuratora, opracować program, regulamin, wymyślić atrakcje, a do tego jeszcze zadbać o marketing, by przyciągnąć klientów. Z nami nie jest to jednak aż tak trudne.

Zadbaliśmy o to, by organizacja letnich i zimowych półkolonii z Early Stage była dla naszych franczyzobiorców jak najwygodniejsza. W naszym pakiecie know-how otrzymują: poradnik prawny z checklistą do monitorowania postępów, timeline organizacji półkolonii, kalkulator rentowności, regulamin i umowy dla rodziców, regulamin dla kadry, plan dnia, scenariusze zajęć i szereg innych. Poniżej przeczytasz, jak wygląda organizacja półkolonii krok po kroku.

Organizacja półkolonii krok po kroku

Wybierz miejsce i kadrę półkolonii.
Stwórz ramowy program zajęć.
Zgłoś półkolonie do kuratorium oświaty.
Otrzymaj akceptację kuratorium.
Opracuj szczegółowy program i scenariusze zajęć.

O czym musisz zdecydować przed rozpoczęciem załatwiania formalności?

Miejsce organizacji półkolonii

Aby zorganizować półkolonie, musisz zdecydować się na odpowiednie miejsce, w którym będą się odbywały zajęcia. Spora część formularza zgłoszeniowego (o nim przeczytasz poniżej) jest poświęcona warunkom sanitarnym w wybranym budynku.

Jeśli to miejsce ma już akceptację komendanta straży pożarnej, musisz ją przesłać wraz z formularzem zgłoszeniowym do kuratorium (o tym poniżej). Taki dokument możesz otrzymać od administratora budynku.

Opieka medyczna dla uczestników półkolonii

Do tego musisz zorientować się, gdzie w najbliższej okolicy jest przychodnia lekarska, znać jej godziny przyjęć i zakres świadczeń. Możesz też podpisać umowę z lekarzem, pielęgniarką lub ratownikiem medycznym o zapewnieniu opieki medycznej uczestnikom półkolonii.

Kadra półkolonii – wymogi formalne

Jeśli jesteś franczyzobiorcą/franczyzobiorczynią Early Stage, to masz już bazę swoich lektorów. Wielu nauczycieli poszukuje pracy na wakacje, np. szukając ofert dla lektorów angielskiego. A gdyby tak zaoszczędzić im trudu i pozwolić na pracę przez cały rok? To przełoży się na większe przywiązanie pracowników do firmy.

Zarówno kierownik półkolonii, jak i wychowawcy), muszą mieć aktualne zaświadczenia o niekaralności. Są one ważne przez rok od wystawienia i nie mogą stracić ważności w trakcie trwania półkolonii (można o nie wystąpić za pomocą formularza online https://ems.ms.gov.pl/, co kosztuje 20 zł – zaświadczenie w wersji papierowej 30 zł).

Wychowawca półkolonijny musi dostarczyć:

zaświadczenie o niekaralności,
zaświadczenie z rejestru sprawców na tle seksualnym,
kurs na kierownika lub wychowawcę (nie dotyczy nauczycieli, osób pracujących z dziećmi w placówkach wsparcia dziennego i opiekuńczo-wychowawczych),
aktualne badania do celów sanitarno-epidemiologicznych.

Ważne. Musisz mieć skompletowaną kadrę półkolonii i ich zaświadczenia na etapie zgłaszania półkolonii do kuratorium. Kierownik półkolonii nie może być równocześnie wychowawcą.

Ramowy program półkolonii dla kuratorium

Nie ma szczegółowych wytycznych dotyczących programu półkolonii. Wiemy, że ramowy program półkolonii wysyłany do kuratorium powinien zawierać rodzaje zajęć, jakie będą się odbywały podczas półkolonii, np.:

wycieczka autokarowa,
warsztaty pizzy w pizzerii,
gra w piłkę na boisku szkolnym,
wyścigi na bieżni na zewnątrz budynku,
podchody w parku,
wspólny obiad.

Możesz dodać informacje o tym, kiedy będą się zaczynały i kończyły zajęcia oraz jak będą wyglądały posiłki.

To nie jest jeszcze szczegółowy plan dnia, na tym etapie chodzi o to, aby ogólnie było wiadomo, gdzie będą się odbywały zajęcia i jakie będą na nich aktywności. Wszystko po to, aby ocenić bezpieczeństwo uczestników półkolonii.

Czy półkolonie trzeba zgłaszać do kuratorium?

Tak. Zgłoszenie półkolonii do kuratorium jest wymagane najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem półkolonii. Każdy turnus trzeba zgłosić oddzielnie w formularzu na stronie http://wypoczynek.men.gov.pl/ po wejściu w zakładkę „Organizatorzy” w prawym górnym rogu.

Można to zrobić na dwa sposoby:

Zarejestrować konto organizatora, wypełnić formularz online (zgłoszenie dla półkolonii), podpisać go za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego (przez e–dowód lub konto bankowe) i wysłać przez Internet. Zgłoszenie można zapisać w wersji roboczej i wypełniać „na raty”. Po kliknięciu „Wyślij” nie można już edytować zgłoszenia, ale można je wycofać, jeśli jeszcze nie zostało rozpatrzone przez kuratorium. W systemie po zalogowaniu będzie dostęp do wszystkich wniosków, a nawet do informacji o ich zaakceptowaniu przez kuratorium oraz ewentualnych korektach.
Zarejestrować konto organizatora, wypełnić formularz online, wydrukować go i w formie papierowej przesłać do kuratorium (data stempla pocztowego liczy się jako data zgłoszenia, więc list trzeba nadać co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem zajęć na półkoloniach).

Ważne. Każdy wypoczynek trwający nieprzerwanie co najmniej dwa dni, niezależnie od tego, czy odbywa się z noclegiem, czy bez, podlega zgłoszeniu do kuratora oświaty. Dotyczy to więc kolonii, półkolonii, obozów, zimowisk czy biwaków.

Czy poza zgłoszeniem do kuratorium trzeba kogoś jeszcze zawiadamiać?

Ty nie musisz tego robić. Twoje zgłoszenie po akceptacji kuratorium zostanie umieszczone w bazie wypoczynku i zostanie automatycznie przesłane do Państwowej Straży Pożarnej i sanepidu.

Akceptacja Państwowej Straży Pożarnej

Zaakceptowane przez kuratorium zgłoszenie półkolonii trafia do komendanta powiatowego lub miejskiego straży pożarnej. Budynek, w którym planujesz zorganizować półkolonie musi posiadać pozytywną opinię straży pożarnej (jest ważna 3 lata). Opinia jest wydawana na podstawie kontroli m.in. instalacji wykorzystywanych w budynku, możliwości ewakuacji i instrukcji bezpieczeństwa pożarowego. Kopię decyzji wydanej przez komendanta PSP należy dołączyć zgłaszając wypoczynek do kuratorium.

Akceptacja sanepidu

Równocześnie Twoje zgłoszenie półkolonii zostanie wysłane do sanepidu. Sanepid z kolei kontroluje możliwość zapewnienia warunków do utrzymywania czystości, sprawdzi stan zaplecza sanitarnego (np. czy liczba urządzeń sanitarnych jest wystarczająca dla liczby uczestników półkolonii), a także otoczenia budynku.

Jak powinien wyglądać regulamin półkolonii?

Jeśli działasz sam/a, musisz przygotować regulamin półkolonii, uwzględniając:

aktualnie obowiązujące przepisy,
czas i miejsce trwania turnusów półkolonii,
cele półkolonii,
warunki uczestnictwa w półkoloniach (np. wiek uczestników, uiszczenie opłat),
prawa i obowiązki uczestników półkolonii,
zasady rezygnacji z uczestnictwa w półkoloniach.

We franczyzie Early Stage franczyzobiorcy otrzymują wzór regulaminu dla uczestników, który mogą dostosować do własnych preferencji.

Organizacja półkolonii krok po kroku: Opracowanie programu i scenariuszy zajęć

I teraz najciekawsza część organizacji półkolonii: Pomysły na zajęcia dla dzieci! Tworząc program półkolonii możesz iść dwiema drogami:

albo proponując wyspecjalizowane zajęcia, np. jeździeckie, pływackie, matematyczne, sportowe czy tenisowe,
albo oferując szeroki wachlarz zajęć dla dzieci o różnych zainteresowaniach.

W programie półkolonii Play to Grow nasi specjaliści poszli tą drugą drogą. Różnorodność zajęć pozwala naszym uczestnikom zawsze znaleźć coś dla siebie, niezależnie od zainteresowań, oraz wszechstronnie się rozwijać.

Jako franczyzobiorca/franczyzobiorczyni Early Stage nie musisz się martwić programem półkolonii ani scenariuszami zajęć. U nas są tworzone przez specjalistów w swoich dziedzinach:

zajęcia z elementami Treningu Umiejętności Społecznych: Maria Kozak – psycholożka, terapeutka pedagogiczna, trenerka TUS;
warsztaty przyrodnicze: Agnieszka Dąbrowska, nauczycielka biologii, pedagożka lasu, przewodniczka po KPN, założycielka Polnej Edukacji;
kreatywno-ekologiczne DIY: Zofia Mioduszewska-Wajszczak, animatorka kultury i kulturoznawczyni, specjalistka w dziedzinie twórczej edukacji rodzin i artystycznych warsztatów rodzinnych;
podchody i inne gry outdoorowe: Jan Dziedzic, Drużynowy z 50 Warszawskiej Drużyny Harcerzy Sztorm;
lab matematyczno-logiczny z wykorzystaniem klocków Nemi firmy MATEMA: Kamil Michalczenia, dyrektor firmy MATEMA, współtwórca projektu Matematycznego Uniwersytetu Dziecięcego, trener nauczycieli oraz aktywny nauczyciel matematyki;
warsztaty architektoniczne z wykorzystaniem klocków Linden: Damian Kardas, ekspert Linden, wraz z zespołem psychologów współtworzy scenariusze oraz instrukcje budowania z klocków Linden, koordynator projektów dla edukacji oraz inicjatywny Linden Park;
angielski w zabawie: Beata Wysocka, filolożka języka angielskiego, nauczycielka i metodyczka, autorka podręczników, tekstów o nauczaniu i materiałów dydaktycznych, trenerka umiejętności poznawczych, wieloletnia wychowawczyni na obozach językowych, i Janina Borowy, pedagożka specjalizująca się w nauczaniu dzieci języka angielskiego, autorka materiałów, od kilku lat tworzy materiały dydaktyczne na potrzeby półkolonii.

Jeśli zdecydujesz się na organizację półkolonii z Early Stage otrzymasz bogaty pakiet scenariuszy po to, aby nawet przy kilku turnusach zajęcia się nie powtarzały.

Atrakcje na półkolonie – inspiracje

Oprócz zorganizowania „zwykłych” zajęć (chociaż w Early Stage, jak wiadomo, żadne zajęcia nie są zwykłe 🙂) możesz dodatkowo uatrakcyjnić ofertę półkolonii:

wycieczkami autokarowymi do parków rozrywki, zoo, minizoo,
wyjściami do kina, sali zabaw, na wrotki,
warsztatami kulinarnymi (popularnością cieszą się warsztaty czekoladowe i pizzowe),
zajęciami na basenie, ściance wspinaczkowej,
meczami ping-ponga, tenisa, piłki.

Dlaczego warto zorganizować półkolonie?

Jako franczyzobiorca/franczyzobiorczyni Early Stage zorganizujesz półkolonie z dużym wsparciem centrali. Wspieramy Cię na kilka sposobów:

➕ tworząc bazę scenariuszy zajęć i program półkolonii – z nowym, świeżym pomysłem na całość półkolonii,

➕ dostarczając pakiet dokumentów potrzebnych do organizacji półkolonii,

➕ biorąc na siebie część działań marketingowych, w tym SEO,

➕ przygotowując projekty materiałów marketingowych, takich jak plakaty, gadżety,

➕ negocjując z producentami jak najlepsze oferty wyprodukowania lub zakupienia potrzebnych materiałów marketingowych i do wykorzystania na zajęciach.

Samo to, że prowadzisz własną szkołę Early Stage sprawia, że masz pewną przewagę nad konkurencją:

✔️ znana marka przyciąga nowych klientów zainteresowanych nieco inną ofertą niż szkoła językowa,

✔️ masz już bazę potencjalnie zainteresowanych półkoloniami rodziców i grupę dzieci, które uczęszczają na zajęcia,

✔️ masz wspaniałych lektorów, z których wielu na pewno zechce podjąć się pracy w wakacje.

Co możesz zyskać dzięki półkoloniom z Early Stage?

❄️ półkolonie to sposób na to, by utrzymać szkołę w czasie wakacji, unikasz braku przychodów na czas zawieszenia lekcji angielskiego,

❄️ możliwość kontynuowania pracy także w ferie lojalizuje pracowników i pozwala im zarabiać także w czasie, kiedy zwykłe lekcje w szkołach się nie odbywają,

❄️ możliwość dotarcia do nowych klientów, do tej pory niezainteresowanych lekcjami angielskiego, a nuż, zapiszą dziecko na drugi semestr!

❄️ dodatkowa oferta na wakacje czy ferie zimowe dla rodziców przyciąga ich do szkoły i nie pozwala o niej zapomnieć. 🙂

Prowadzisz franczyzę Early Stage i chcesz zorganizować półkolonie Play to Grow? Skontaktuj się z nami ➡️ playtogrow@earlystage.pl.

Dalej się wahasz? Oto lista szkół Early Stage, które już zdecydowały się na organizację zimowych półkolonii Play to Grow:

Chcesz zostać franczyzobiorcą/franczyzobiorczynią Early Stage i dołączyć do naszej społeczności? Skontaktuj się z nami:

➡️ zadzwoń: +48 886-876-089
➡️ napisz: franczyza@earlystage.pl
➡️ umów się na spotkanie online

Organizacja półkolonii krok po kroku. Zgłoszenie do kuratorium, program, formalności, regulamin